Qui peut devenir organisatrice de mariage ?

Qui peut devenir organisatrice de mariage ?

Le rôle d'une organisatrice de mariage peut parfois paraître difficile à définir. Le métier est un mélange entre différentes compétences professionnelles :

  • Sens de l’Organisation
  • Sens aigu de la création
  • Savoir décorer
  • Sens du détail
  • Avoir l’esprit d’initiative
  • Etre bonne gestionnaire
  • Médiation
  • Conception
  • Etre communicante
  • Réalisation
  • Etre Diplomate
  • Et bien d’autres compétences encore !
  • Et sans parler du savoir être !

organisatrice de mariage

La raison pour que votre formation au métier d’organisatrice de mariage soit si complète pour faire de vous une professionnelle reconnue et sûre d’elle, est que vous devez exprimer concrètement ce riche mélange de talents. Ces différents points doivent nécessairement être abordés.

L'organisation de mariage peut être vue comme quelque chose de glamour dans certaines séries TV ou certains films, mais en réalité, c'est une entreprise qui demande de la résistance et d’être en bonne santé ! Alors voici un rappel à la réalité d'une wedding planner aguerrie, Christine Raiga. Elle définit pour vous qui peut devenir organisatrice de mariage, s'adressant à toutes celles souhaitant se plonger dans cette activité passionnante.

Ce qu'implique vraiment de devenir wedding planner

Chaque année, notre centre de formation reçoit des centaines de candidatures pour un stage venant de jeunes femmes voulant devenir wedding planner. Nous avons un processus de formation visant à donner toutes les définitions du métier d’organisatrice de mariage. Cela permet à chacune de devenir la meilleure candidate pour cette activité. En réalité, nous savons qu'énormément de personnes ont une idée du métier complètement erronée.

Très sérieusement, l'organisation de mariage est un choix de carrière axé sur les détails, et parfois émotionnellement intense. Il n'y a pas d'horaires fixes comme dans un bureau. Il n'y a pas toujours de vacances au moment des beaux jours ! C’est en fonction des mariages et du besoin en terme de chiffre d’affaires que vous aurez besoin de trouver de nouveaux clients. Nous avons rarement un week-end de libre si ce n’est en période plus calme en hiver par exemple. Mais pourtant depuis environ 3 années une mode est venue bousculer cet état de fait car il y a de plus en plus de couples qui décident de se marier hors période habituelle.

Rappelons que des prestataires et surtout les salles de réception sont parfois moins chères et voilà pourquoi ces couples changent la donne. Nous travaillons lorsque des clients nous engagent pour leur réception mais aussi en amont pour la recherche des partenaires, de nos prestataires ainsi que pour la gestion de notre entreprise et de la publicité.

Les clés du métier d’organisatrice de mariage

Certaines personnes entrent dans ce domaine de l’organisation de réceptions après avoir organisé leur propre mariage, et avoir aimé cette expérience mais ce n'est en aucun cas une condition préalable pour créer votre activité. Même si vous avez organisé une cérémonie de mariage inoubliable pour vous-même, vous devez avoir conscience qu'organiser des mariages pour plusieurs personnes dans le même mois, traiter les demandes disparates de nombreux couples de futurs mariés et gérer plusieurs fournisseurs en même temps sans compter les achats de produits et matériels divers, est une toute autre réalité.

perle sur ruban de mariage

Vous devez être très organisée. Une organisatrice de mariage racontait un jour avoir vécu une situation où 2 couples avec exactement les mêmes besoins et envies et donc  voulaient un mariage très similaire et à la même période de l'année... Il peut en effet être difficile de suivre surtout si vous en avez par exemple 7 dans le même mois !

Certes, avoir de l'expérience dans l'organisation d'événements peut être très bénéfique pour gérer cette activité, mais l'expérience du travail de bureau l'est tout autant. Au moins 60% du travail est administratif.  Le reste du travail est véritablement créatif.  Si toutefois vous avez une expérience dans l’hôtellerie- restauration ce serait un plus.

La clé du travail de Wedding planner

La clé de ce travail est de toujours retomber sur vos pieds et surtout être très prévoyante. Les mariages sont souvent des événements de grande amplitude, voire complexes. Qu'il s'agisse d'un encombrement sur l'autoroute, d'une météo désastreuse, ou d'un fournisseur qui ne vient pas à la dernière minute, vous devez être très logique, et organisée afin d’avoir une solution de secours pour tout.

Votre formation doit vous apprendre toutes les choses à faire ou avoir pour ne rien oublier le jour « j » ou pour pouvoir au pied levé aider à recoudre un vêtement ou la robe de mariée !

Quelque fois ce sera un enfant avec un petit bobo donc vous pourrez venir en aide aux parents en leur donnant votre petite trousse de secours.

Il y aura donc plusieurs choses à prévoir ce jour là et vous devrez donc apporter une solution à tout ! Enfin sauf à la météo !...Quoi qu’apporter quelques parapluies permet aussi d’aider les invités à parcourir l’espace entre leur véhicule lorsqu’ils arrivent à la réception et le cocktail sans risquer d’être trempés ! Et cela grâce à vous.

La wedding planner vit au rythme des SMS et des appels

Les mariages ont une grande signification pour les français, même aujourd’hui. Dès que vous allez découvrir ce vrai métier, orchestrer des mariages va devenir votre passion, même si les clients oublient vos horaires de travail et vous contactent à toutes heures du jour. Ce sont des clients qui ont une vision différente de la vôtre, pour ce qui est du caractère d’une urgence. Il vous faut trouver un équilibre entre éteindre votre Smartphone pour vous reposer ou profiter de votre propre vie de famille, pour vous rendre indisponible.

Garder à l’idée d’avoir un joli message sur votre répondeur indiquant vos horaires d’ouverture et de fermeture afin d’éviter à devoir répondre immédiatement à chaque fois qu’une cliente aura trouvé LE décor idéal sur Pinterest pour ne citer qu’eux !

Pour éviter les SMS 2 mois avant le mariage il est préférable de programmer des déroulés de mariage indiquant point par point ce qu’il reste à faire avec les détails du jour « j » aussi vous aurez géré les horaires de chaque prestation. Vous y gagnerez en stress de dernière minute car tout sera alors bien programmé.

 La wedding planner est disponible le jour « j »

Sachant que, lorsque vous êtes en plein milieu d’une semaine précédent un mariage, vous ne pouvez jamais être indisponible.  Cette période est souvent même propice aux diverses modifications des couples surtout sur le plan de tables, pourquoi ? et bien parce que les invités décident à la dernière minute soit de ne pas venir, ou bien de venir accompagnés alors que cela n’était pas prévu !

Cela est faible de dire qu’à ce moment là les mariés sont en colère envers ces invités qui se décident à la dernière minute alors que tout avait été fait en amont!

Ils doivent à chaque fois vous appeler et vous envoyer les modifications du plan de tables. Évidemment vous n’êtes pas en cause mais cela vous retombe tout de même dessus puisque vous avez à le gérer ! Si c’est à vous de réaliser le plan de salle vous devrez alors faire les modifications demandées et cela parfois même la veille du mariage !

La wedding planner se lève à l'aube le jour du mariage

Si elle n'a pas bien dormi, c’est qu’elle s'inquiète constamment de savoir si la météo va être clémente le lendemain, pour l’organisation parfaite du mariage laïque car la mariée serait tellement déçue de la faire sous abri.  Aussi la wedding planner va se demander si rien de dramatique ne va se produire avant la cérémonie,  si les familles ne vont pas causer de soucis aux mariés, ou les stresser… oui cela arrive !

L’organisatrice de mariage est sur le lieu de la réception très tôt pour tout préparer voir pour confectionner les centres de tables en fleurs fraîches et pour indiquer à l'équipe en charge de l’animation et de l'éclairage où placer les accessoires. Elle supervise l'arrivée de l'équipement de location, du traiteur et de sa mise en place et l'installation de toutes les décorations prévues ce jour là par le couple de mariés. Elle veille donc au moindre détail car tout doit être prêt et parfait à l’arrivée des invités et des mariés.

 Wedding planner est un travail à temps plein le jour « j »

Le jour du mariage, il faudra vous assurer que les délais sont bien respectés. Par ailleurs, il faudra également vous assurer qu'il n'y a pas de taches sur les serviettes. Voir même de repasser une nappe qui vous paraitra un peu froissée.

Dans certains cas de location de salle de réception, le loueur demande à ce que la salle soit rendue à une heure bien précise et donc vidée, donc de ce fait, la wedding planner ne part pas avant que le dernier invité ne soit parti, et tout le matériel de la salle rangé. Elle doit récupérer elle aussi son propre matériel de décoration (vases, chandeliers, plan de salle, cadres….) cela implique qu’elle doit tout démonter et cela impose aussi 1 à 2 heures de rangement surtout lorsque elle a organisé un mariage laïque avec arche de fleurs et proposé ses propres housses de chaise, dans ce cas elle doit vraiment attendre la fin de la réception pour les récupérer.

Les prestataires doivent être payés

Elle veille à ce que chaque prestataire et fournisseur soit payé. Ceci est très important car la wedding planner ne peut pas tout faire ! Donc ses prestataires qu’elle a sélectionnés en amont pour leurs qualités de prestation doivent être payés en temps et en heure. A défaut, elle risque de les perdre ! Sur ce point, des accords peuvent être trouvés pour des règlements la veille ou après le mariage mais c'est rarement le cas.

Bref, en comptant bien ses heures :

« Elle est arrivée tôt et repartie tôt mais… le lendemain matin ! »

Les wedding planner jouent les méchantes, toute la journée !

Harceler une société de location de matériels jusqu'à ce que le personnel revienne et apporte les chaises que la mariée vous a demandé de commander en blanc alors qu’il allait livrer du rose !, Devoir appliquer les règles que les mariés ont demandé de respecter le jour de leur mariage (pas de photos du mariage, pas de publications sur les réseaux sociaux, etc.).

Demander de changer le plan de table à la dernière minute, de déplacer le buffet cocktail à l’extérieur car enfin le soleil arrive, voilà ce qu’il faut gérer le jour « j » et pas toujours facile de trouver le bon ton pour demander ce genre de changement à ses propres prestataires. Il faut tout de même rappeler que pour ces prestataires vous êtes LA CLIENTE puisque c’est souvent l’organisatrice du mariage qui les a sélectionnés pour ce mariage et donc les a rémunéré.

La wedding planner transporte du matériel de secours en tout genre

Votre trousse d'urgence spécial mariage peut parfois avoir son poids.  Et pourtant, il y a toujours un petit quelque chose que vous pourriez y rajouter ! Il ne s'agit pas simplement de quelques épingles ou d'une bombe de laque. Vous devez également être prête à fournir n'importe quoi en rapport avec le mariage, qu'un fournisseur puisse avoir oublié.

Parfois, certaines organisatrices doivent trouver un plan de secours en ce qui concerne des décisions de dernières minutes prises par les mariés soudainement béatifiés par la créativité. Par exemple, certaines wedding planner apportent toujours des bougies votives, ou des LED étanches lorsque des clients insistent pour utiliser des bougies flottantes dans leur décoration : lorsqu'un invité bouscule une table et que la bougie se retourne dans l'eau, il n'est ensuite plus possible de la rallumer, puisqu'elle est mouillée.

La wedding planner est réactive

Votre formation au métier de wedding planner vous apprend à réaliser des compositions florales ou des bouquets de demoiselles d'honneur. Il peut en effet arriver que le client ait fabriqué lui-même quelque chose mais que ce dernier soit mal collé ou attaché ! Il faudra bien, en quelques minutes, réussir à le recoller ou à le rattacher avec le matériel que vous aurez dans votre kit de survie de la parfaite professionnelle. Ceci implique avoir suffisamment de matériel pour « bricoler ».

 La wedding planner est une vraie commerciale

Etant donné que vous devez négocier avec de nombreux fournisseurs, des propriétaires de lieu de réception, il est intéressant d'avoir de l'expérience et des compétences en commercial et un bon sens des affaires. La communication et le relationnel sont extrêmement importants. Notamment dans le domaine commercial que ce soit pour vendre vos services ou pour gérer votre image et publicités en extérieur.  Aimer réseauter  est un talent essentiel pour la réussite de votre activité et de votre entreprise.

La wedding planner est une bonne communicante

Votre formation doit aussi vous apporter les bases pour communiquer afin de vous faire connaitre. Ceci est très important pour votre développement commercial car sans publicité vous n’aurez pas de clients ! Ceux-ci doivent  être sélectionnés en fonction de votre cible et de votre zone de travail (où sont vos futurs mariés ? Qui sont-t’ils ? Comment les atteindre ? Là est la question car ce n’est pas forcément sur le support spécial mariage qu’il sera le plus idéal de communiquer ! Parfois juste un dossier de persse bien adressé peut vous faire gagner des clients mais aussi de la notoriété.

Que de talents à exprimer !

Même si des talents pour l'administratif et l'organisation sont primordiaux, il convient aussi de vous connecter avec autrui, sur un plan humain. Les mariages peuvent s'avérer stressants, pouvoir mettre les personnes à l'aise et avoir leur confiance est absolument essentiel. Vous allez vous transformer en nouvelle meilleure amie. Mais aussi en consultante et en assistante personnelle du couple avec lequel vous travaillez. Parfois, ce sont les 3 en même temps !

La wedding planner est une bonne gestionnaire

Il n’est pas seulement idéal d’être une bonne commerciale ou de réussir à avoir des clients. Il faut également savoir communiquer. Mais vous devez aussi avoir de bonnes bases en gestion d’entreprise ! Une société se gère à tout point de vue. Vous devrez au cours d’une journée passer de commerciale à comptable !

Faire vos comptes et gérer la trésorerie de votre entreprise doit se faire tous les jours. Cela vous permet de connaitre vos disponibilités et de savoir ce que vous devrez mettre en œuvre pour avoir des revenus complémentaires. Sachez que si vous ne connaissez pas la gestion d’une entreprise,  il vous sera indispensable de demander une formation pour la gestion courante mais aussi vous rapprocher d’un(e) comptable. L'administration fiscale vous demandera en fin d’année un bilan annuel de votre activité. Vous devrez donc en connaitre les tenants et aboutissements sinon vous aurez du mal à réaliser votre prévisionnel !

Vous devrez également connaitre les Lois afin de ne pas faire de faute grave. L’idéal est de vous rapprocher d’experts et de vous faire aider par votre Chambre de commerce.

La wedding planner a besoin d’une équipe !

Finalement, organiser un mariage est un travail d'équipe entre vous, les fournisseurs, le propriétaire du lieu de réception et le couple de futurs mariés. Chacun vous apportera ses directives, ses demandes, ses besoins, ses budgets, etc. Vous devrez gérer un ensemble de choses et surtout tout consigner par écrit. Il vous faudra gérer un planning et un déroulé de mariage pour le jour « j ».  Cela afin de ne rien oublier.

Le jour de la réception et ce, en fonction de ce qu’il y aura à faire mais aussi du nombre de tables et d’invités, vous aurez en plus à élaborer un planning de travail et gérer votre équipe personnelle qui devra suivre vos instructions pour l'organisation de la réception, l’installation de tous les accessoires et décorations choisis par vos clients. Il est important que vous formiez vous-même votre équipe, surtout sur le savoir être. Vous devez donc avoir comme qualité la capacité à gérer une équipe.

Sans oublier que vous avez également la capacité à définir l'organisation de la réception de mariage. Tout cela dans sa globalité : prestataires, logistiques, techniques, équipe. Le chef d'orchestre de la journée, c'est la wedding planner.

 

Pas d'oreillette ni de talons

Cela vous sera confirmé lors de votre formation au métier de wedding planner. Sachez d'ores et déjà l'importance de porter des chaussures confortables… Beaucoup de monde s'imagine être dans le film d’Adam Shankman Un mariage trop parfait (avec Jennifer Lopez). Les gens pensent que ce travail n'est que faste et glamour. La vérité est que le jour « j » vous aurez à beaucoup marcher et piétiner. En effet, les salles de réception étant très grandes. Par conséquent, il vous faudra vous déplacer souvent de long en large. Et là avec des talons cela risque d’être difficile !

A l’arrivée des mariés, il est temps de mettre vos jolies chaussures et d’avoir changé votre tenue.

Une tenue irréprochable

Une organisatrice de réceptions se doit d’être toujours impeccable que ce soit dans sa manière d’être que dans son savoir-être. Ces sujets sont abordés lors de nos formations d’organisatrice de mariage à Enghien les bains

Christine Raiga rédigera un article sur ce sujet dans le blog d’excellence mariage.

 A qui s’adresse cette profession ? Hommes/femmes

Bien que le métier soit souvent exercé par des femmes, le pourcentage d'hommes augmente ces dernières années. Alors, si vous êtes un homme et que vous lisez ces quelques lignes, c’est que vous êtes intéressé par ce métier. Donc, n'écartez cette profession sous aucun prétexte. Il faudra juste suivre la bonne formation pour mieux l’appréhender et peut être aussi une formation en décoration de mariage ?

Il y a un début à tout !

Les premières années sont les plus difficiles pour développer votre activité et en vivre avec une relative aisance. Mais cela est vrai pour toutes les entreprises en création. Souvent, le début d’activité se décline sous l’auto-entreprise, en raison du chiffre d’affaires qui reste limité. Mais il faudra savoir passer à un autre statut, souhaitons-le le plus rapidement possible. Ce serait le signe que la facturation augmente de façon substantielle. La formation couvre également le chapitre du statut de votre entreprise, vérifiez bien que ce soit prévu.

La plus grosse erreur qu’une wedding planner puisse faire est de choisir les fournisseurs les moins chers. Tout cela dans l'espoir de faire des économies. Le moins cher est toujours trop cher au bout du compte. Cherchez de bons fournisseurs, vous aurez vraiment ce pour quoi vous payez.

Les bons réflexes

Aussi, n'hésitez pas à vous former pour acquérir les bons réflexes et les connaissances indispensables pour exercer ce métier de façon professionnelle.

Considérez-vous comme une personne privilégiée de pouvoir faire une formation. En effet, beaucoup de personnes se sont lancées dans ce métier sans connaissances parce qu’elles avaient organisé leur mariage ou celui d’une amie. Elles ont décidé de faire le métier pensant que ce serait la même chose et bien, non ! Il y a l’envers du décor, il y a des clients et non des amis en face de vous !  Par ailleurs, il y aura à gérer leurs demandes, leurs idées et leur budgets. Même si c’est rare leur stress et humeur du moment. Il y a aussi beaucoup de choses à connaitre et à maitriser.

La plupart de ces petites entreprises ont fermé. Cela est souvent dommage car avec les connaissances nécessaires elles auraient certainement connu le succès.

Organisatrice de mariage est un vrai métier qui s’apprend. Prenez donc le temps de faire une bonne formation avec un centre de formation de qualité. Pour ce faire vous devez vérifier les avis des stagiaires sur les sites de formation.

Christine Raiga

 

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